09.02.2023

Praktický návod, ako rýchlo a efektívne presťahovať kancelárske priestory

Sťahovanie v mnohých z nás evokuje stres, strach a neistotu. V niektorých prípadoch môže byť ale sťahovanie aj príjemnou výzvou. Nové priestory, nové ciele a skvelá príležitosť na zbavenie sa nepotrebných vecí. To všetko, a omnoho viac, vám prináša zmena kancelárskych priestorov. Najťažšie je však začať. V článku vám poradíme, ako si nastaviť efektívny systém, aby sťahovanie kancelárie prebehlo bez obáv a stresu.

Majte plán

Nie je nutné si vytvárať dlhé zoznamy a niekoľkostranové dokumenty, v ktorých si detailne naplánujete každý jeden krok. Stačí, ak sa zameriate na kľúčové aspekty vášho sťahovania a tie si spíšete. 

Základom je včasné plánovanie a neodkladanie vecí na poslednú chvíľu. V prípade, ak ste plánovanie nechali na poslednú chvíľu, nebodaj ho úplne vylúčili, začnú sa tvoriť obavy, že sa v plánovaný termín nestihnete presťahovať. V tom momente začnete robiť zbytočné chyby, urýchlené rozhodnutia a zmätky. Naopak, ak si začnete váš „checklist“ vytvárať v predstihu, nebudete pod tlakom a sťahovanie vám príde bezproblémové, minimálne z časového hľadiska. 

K vytvoreniu zoznamu vám stačí málo- pero, papier a chvíľka sústredenia sa. Ak ste modernejší typ a vytvorený zoznam potrebujete preposlať kolegom, Excel je pre vás efektívna voľba.

Vytvorte si checklist, s ktorým na nič nezabudnete

Takéto zoznamy sa, samozrejme, líšia v závislosti od množstva rôznych faktorov. Nižšie vám ponúkame krátku ukážku niekoľkých všeobecných bodov, ktoré by váš checklist mohol obsahovať:

  • Oboznámenie svojich zamestnancov so sťahovaním
  • Balenie do krabíc- krabice označte číslom a pomenujte ich. Na papier, alebo do tabuľky, si podrobnejšie rozpíšte, čo daná krabica obsahuje.
  • Vyčistenie starej kancelárie- zamyslite sa nad tým, či budete potrebovať objednať upratovaciu službu,  aký je dátum, prípadne čas, opustenia priestoru a pod…
  • Zbavenie sa nepotrebných vecí - zamyslite sa, čo urobíte s nepotrebným kancelárskym nábytkom, prípadne elektronikou.
  • Informovanie verejnosti o presťahovaní- urobte si zoznam osôb/ firiem, ktorým bude potrebné oznámiť zmenu adresy vašej kancelárie. V prípade potreby, nezabudnite o zmene informovať aj príslušné úrady.
  • Rozvrhnutie novej kancelárie-  doprajte si čas na inšpiráciu, ako  by mal váš nový priestor vyzerať a pôsobiť. V prípade väčších zmien, si urobte rešerš interiérových dizajnérov, ktorí vám pomôžu naplánovať inteligentné kancelárie podľa najmodernejších trendov s ohľadom na funkčnosť.
  • Vybaľovanie vecí a zariaďovanie v novej kancelárie- zamyslite sa, čo nové priestory ponúkajú a čo, naopak, nie. Napíšte si prioritný zoznam vecí, ktoré vaše nové kancelárie absentujú a je potrebné ich zaobstarať. Tento spôsob plánovania vám výrazne ušetrí čas, financie a celkovo vám pomôže pri efektívnom zariaďovaní nových kancelárskych priestorov.

Od nepodstatného k najdôležitejšiemu 

Prečo by ste mali začať od najmenej dôležitých vecí? V jednoduchosti povedané, čo si začnete baliť ako prvé, vybalíte ako posledné.  Začnite od vecí, ktoré v novej kancelárií nebudete potrebovať na dennej báze a dokážete bez nich nejaký čas fungovať. Veci, ktoré sú pre vašu prácu nevyhnutné, si zbaľte ako posledné, aby ste k nim mali čo najrýchlejší prístup. Skvelou pomôckou, ktorú pri vybaľovaní oceníte je krabice, alebo čokoľvek iné do čoho si postupne balíte svoje kancelárske zariadenie, jasne označiť. Vyhnete sa tak náhodnému vybaľovaniu, pri ktorom len stratíte čas a zaplníte nový priestor, zatiaľ nepotrebnými, vecami.

Zbavte sa vecí zapadnutých prachom

Základné pravidlo sťahovania: Veci, ktoré sme nepoužili viac ako pol roka, si so sebou neberieme. Všetci veľmi dobre poznáme myšlienku, ktorá sa vynorí pri balení alebo triedení i vlastných vecí: „Čo ak to niekedy budem potrebovať?“. Tieto myšlienky treba dať z hlavy preč a baliť sa efektívne. Či už sa jedná o maličkosti alebo veci, ktoré sme dlhodobo nepoužili, už s najväčšou určitosťou ani nepoužijeme a budú nám len zapadať prachom. Netreba sa ale nechať uniesť a vyhodiť všetko, čo nám padne pod ruku. Pri triedení dbajte najmä na správne roztriedenie pracovných dokumentov.

Sťahovanie kancelárií oznámte aj verejnosti

Interne je určite každý oboznámený so zmenou kancelárskych priestorov, dávno pred samotným sťahovaním. Informovať o zmene kancelárskych priestorov je potrebné aj vašich klientov a verejnosť ako takú. Prostredníctvom webovej stránky alebo zaslaním emailov, dáte všetkým okolo vás vedieť, že v prípade potreby, vás už nezastihnú na rovnakom mieste. 

Efektívne usporiadanie nových priestorov

V neposlednom rade, skúste si pred tým, ako zmeníte svoje kancelárske priestory,  navrhnúť a rozvrhnúť tie nové. Určite už budete mať za sebou obhliadky nových pracovných priestorov a budete schopní si vedieť predstaviť rozmiestenie a usporiadanie nábytku v priestore. Včasné naplánovanie dizajnu novej kancelárie vám ušetrí čas a ujasní predstavu o tom, čo v nových priestoroch potrebujete, čo v nich chýba a čoho je dostatok. Takéto utriedneie myšlienok vám následne ujasní aj predstavy o tom, čo je zo starých kancelárskych priestorov nevyhnutne vziať a naopak, čo je zbytočné. 


Ak už máte svoj prvotný plán pripravený a začínate hľadaním správnych kancelárskych priestorov pre vašu prácu, prezrite si ponuku od Cushman & Wakefield, v ktorej máte naozaj z čoho vyberať. 

BC LUXE - Bárdošova 2/A, Bratislava

Sedem podlažná budova BC Luxe ponúka kancelárske priestory v tichej lokalite Kramáre. Celý objekt je zrekonštruovaný a poskytuje ako kancelárske, tak aj skladové priestory v B štandarde. Objekt je umiestnený tak, že umožňuje rýchlu dostupnosť do centra mesta a aj na diaľničný obchvat.

Viac nájdete na stránke: BC LUXE 

Interpolis - Partizánska cesta 3, Banská Bystrica

Interpolis Office Center je vysoko kvalitná administratívna budova s ​​ultramodernými prevádzkovými, technologickými a parkovacími zariadeniami poskytujúcimi svojim nájomcom atraktívne služby. Navrhuje sa s cieľom vyplniť medzeru na realitnom trhu, pretože v Banskej Bystrici existuje pomerne obmedzená ponuka moderných kancelárskych priestorov.

Viac nájdete na stránke: Interpolis

BC Košice III - Štúrova 27, Košice

Polyfunkčný komplex Business Center Košice III. je pokračovaním úspešného projektu Business Centre Košice II. Ponúka rôznorodé funkčné využitie plôch, od nájomných bytov cez administratívne plochy až po supermarket, reštauráciu a ďalšie maloobchodné jednotky. Samozrejmosťou je dostatok parkovacích miest ako pre rezidentov a nájomcov, tak aj pre klientov a zákazníkov.

Viac nájdete na stránke: BC Košice III 

Share this article

Jana Luptáková
Jana Luptáková
Marketing Specialist

Jana má 3–ročné skúsenosti v oblasti content a digital marketingu. Predstavuje podporu marketingovému oddeleniu v Cushman & Wakefield na Slovensku.