Ako a podľa čoho si vybrať nové kancelárie (postup)
Ste manažér/ka firmy, ktorá si prenajíma kancelárske priestory, avšak tie už nevyhovujú požiadavkám firmy, zamestnancov či klientov? Potrebujete nové kancelárie alebo viac alebo menej priestoru?
Počas koronakrízy niektoré firmy zistili, že potrebujú dokonca viac priestoru z dôvodu dodržiavania odstupov, prípadne sa chcete zaradiť do vyššej kategórie, čomu by mala zodpovedať aj reprezentatívnosť priestorov a ich dostupnosť pre klientov.
Hľadanie kancelárskych priestorov nie je jednoduchý proces, ale existujú odborníci, ktorí vás vedia odbremeniť od väčšiny s tým súvisiacich úloh. A na konci dňa sedíte v novej kancelárii, ktorá spĺňa vaše požiadavky a predstavy, kam sa zamestnanci hrdia chodiť, kde nachádzajú príjemné podmienky pre prácu a v očiach klientov stúpate vyššie.
Vo všeobecnosti platí pravidlo riadiť sa nasledujúcim postupom s konkrétnymi krokmi:
1. Začnite včas
Uvedieme si to na konkrétnom príklade z praxe. Súčasný nájom vám končí o 9 mesiacov a myslíte si, že máte dostatok času. Občas zahliadnete banery na budovách s nápismi Kancelárie na prenájom, ale tým, že máte dostatok času vás to neznervózňuje.
Asi 6 mesiacov pred ukončením vášho aktuálneho nájmu si začnete robiť prieskum kancelárskych priestorov. Možno aj zájdete na obhliadku, nemáte však dostatok času venovať sa osobným obhliadkám priestorov z dôvodu pracovnej vyťaženosti. Ani sa nenazdáte a už máte len 3 mesiace, stretávate sa s realitnými agentmi, chodíte na obhliadky priestorov, robíte finančné porovnania a rozhodujete sa, ktoré priestory si vyberiete.
Už vám však ostáva len pár týždňov na vyjednanie obchodných podmienok, podpísanie zmluvy a zaplatenie depozitu. Je potrebné mať na mysli, že ak chcete mať kanceláriu, ktorá bude zodpovedať vašim predstavám, potrebujete stavebné úpravy, ktoré trvajú minimálne 8-10 týždňov a pred nimi ešte projektovú dokumentáciu, ktorej vypracovanie trvá 4 až 6 týždňov. Všetky tieto úpravy sa začínajú vykonávať až po podpise zmluvy.
2. Počítajte s nepredvídateľnými okolnosťami
Pri každom plánovaní je nutné počítať aj s nepredvídateľnými okolnosťami. Môžu nastať časové sklzy na strane záujemcu o kancelárie, kvôli rôznym biznis prioritám, pracovným cestám, rozhodovacím a schvaľovacím procesom manažmentu. Z rôznych interných dôvodov sa teda proces môže predĺžiť a medzičasom sa daný priestor môže prenajať a proces vyhľadávania a schvaľovania nastáva opäť.
3. Urobte si dostatočný prieskum trhu
Aby ste sa vedeli dobre rozhodnúť, potrebujete mať dostatočný prieskum trhu, informácie o voľných kanceláriách, špecifikáciách kancelárskych priestorov, podmienkach nájmu. V rámci požiadaviek a prieskumu trhu je veľmi dôležitá lokalita, dostupnosť na mestskú dopravu, parkovacie možnosti a parkovacie státia, úroveň kvality priestorov a samozrejme nájomné a prevádzkové náklady. Prieskum trhu Vám vieme pripraviť podľa Vašich požiadaviek do 24 hodín, stačí vyplniť tento formulár.
4. Choďte na obhliadky
Po prieskume trhu si vyberte vašich favoritov (tzv. longlist budov) na základe vašich preferencií a teda preferencií a požiadaviek vašej spoločnosti. Niekto vyhľadáva lukratívne kancelárie v centre mesta, kde ale zvyčajne musí rátať s menšími možnosťami parkovania alebo preferuje komfort parkovania, nižšie ceny prenájmu a nepotrpí si na prvotriedne priestory. Pri obhliadkach je potrebné mať na vedomí budúce plány firmy a rátať s priestormi aj v prípade zväčšenia firmy a teda aj zvyšovania počtu pracovných miest. Nájomná zmluva sa uzatvára na niekoľko rokov a preto je podstatná nielen aktuálna situácia spoločnosti, ale aj plány na ďalších 3, 5 ba dokonca pri veľkých firmách aj 10 rokov.
5. Koordinujte celý proces výberu, dohliadajte na časový plán, myslite na záložné možnosti
Celý proces výberu vhodnej kancelárie je potrebné koordinovať, dohliadať na časový harmonogram a mať tzv. plán B, v prípade, že plán s vybranou kanceláriou nevyjde. Čím je spoločnosť väčšia, tým je čas potrebný na správny výber kancelárií, dlhší. Pri spoločnostiach, ktoré majú desiatky zamestnancov, trvá celý proces zvyčajne rok a viac.
Nutným prvým krokom je vypracovať odhad budúceho počtu a charakteru pracovných pozícií. Neskôr je potrebné myslieť aj na flexibilitu nájomnej zmluvy, ktorá bude nápomocná pri zmenách v počte zamestnancov.
6. Naplánujte rozmiestnenie priestoru
S efektívnym naplánovaním rozmiestnenia priestorov vám pomôžu projektoví manažéri. Nie vždy sa dá spoliehať iba na výmeru priestoru - podľa charakteru pôdorysu sa na rovnakú výmeru môže "zmestiť" rôzny počet zamestnancov. Nechajte si preto poradiť od projektantov a orientujte sa na pôdorysy, ktorú sú efektívne - teda umožňujú čo najefektívnejšie umiestnenie a usporiadanie miestností, zón, či jednotlivých pracovných staníc.
7. Prehodnoťte si plusy a mínusy
Určite máte očakávania a požiadavky na výber kancelárie. Všetko má svoje plusy a mínusy. Prehodnoťte si všetky výhody a nevýhody, najlepšie bude, ak si ich spíšete, čím získate najlepší prehľad a zjednoduší vám to proces výberu. V rámci našich služieb Vám radi vypracujeme podrobnú finančnú aj kvalitatívnu analýzu, ktorá Vám určite celý proces rozhodovania výrazne zjednoduší.
8. Vyjednajte finálne nájomné podmienky
Najlepšie nájomné podmienky vám pomôžu vyjednať realitní agenti, ktorí sa špecializujú na danú oblasť realít a majú informácie o vašich požiadavkách. Požiadavky na priestory sú rôzne. Môže sa jednať o lokalitu, kvalitu samotných priestorov, ekologickosť budovy, v ktorej sa priestory nachádzajú, služby v budove a okolí, dostupnosť mhd pre zamestnancov, počet parkovacích miest, zasadacích miestností, cena, flexibilita podmienok nájmu a podomne.
9. Dôkladne skontrolujte nájomnú zmluvu
Nájomnú zmluvu si dôkladne skontrolujte, v prípade nejasností alebo námietok ich neváhajte komunikovať s realitnými agentmi, majiteľmi budovy a priestorov, právnikmi. Dbajte na detaily, pretože ako aj pri iných zmluvách platí, to čo je na papieri, ústna dohoda nie je postačujúca.
10. Zaplaťte depozit
Tak ako aj pri iných rezerváciách, tak aj pri rezervácií kancelárskych priestorov je potrebné zaplatiť finančnú záloh a teda depozit. Depozit je finančná záloha, ktorá sa platí zvyčajne vo výške trojmesačného nájomného hneď po podpise nájomnej zmluvy.
11. Nasťahujte sa
Po kontrole a odsúhlasení priestoru a jeho zariadenia sa môžete nasťahovať do novej kancelárie.
Kontaktujte nás
Ozvite sa našim profesionálom z Cushman & Wakefield, ktorí vám celý proces omnoho zjednodušia, pripravia pre vás prieskum trhu, pôjdu s vami na obhliadky, budú koordinovať celý proces, dohliadať na časový plán, myslieť na záložné možnosti, pomôžu vám s najlepším výberom podľa vašich potrieb a vyjednajú pre vás nájomné podmienky.
Okrem toho vám vieme zabezpečiť aj služby projektového manažmentu vašej novej kancelárie a vy sa už len nasťahujete! 😊